Mode opératoire

Relire un acte depuis Word

Le module Word ajoute un bouton « Relire avec Nexactis » dans l'onglet Accueil de Word. L'acte ouvert est relu contre l'avant-contrat et les pièces du dossier ; les corrections reviennent dans le document lui-même, en suivi des modifications et en commentaires, à accepter ou refuser comme celles d'un confrère.

1Installer le module

Word 2021, Word 2024 ou Microsoft 365 (Windows, Mac ou Word sur le web). Avec Word 2019, les corrections se lisent dans le volet mais ne se posent pas dans le document.

Pour toute l'étude (recommandé)

L'administrateur Microsoft 365 de l'étude ouvre le Centre d'administration Microsoft 365.
Paramètres › Applications intégrées › Charger des applications personnalisées.
Choisir « Fournir un lien vers le fichier manifeste » et coller l'adresse : https://nexactis.fr/word/manifest.xml
Attribuer le module aux utilisateurs de l'étude. Le bouton apparaît dans Word sous 24 heures, sur tous les postes, sans rien installer poste par poste. Les mises à jour suivent d'elles-mêmes.

Sur un seul poste Windows

Dans Nexactis, Mon profil › Nexactis dans Word › Télécharger le complément Word.
Placer le fichier téléchargé dans un dossier partagé du réseau de l'étude (adresse de la forme \\serveur\partage).
Dans Word : Fichier › Options › Centre de gestion de la confidentialité › Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité › Catalogues de compléments approuvés. Ajouter l'adresse du dossier partagé, cocher « Afficher dans le menu », valider.
Redémarrer Word, puis Insertion › Mes compléments › Dossier partagé › Nexactis.

Sur un Mac

Télécharger le fichier depuis Mon profil, comme ci-dessus.
Le placer dans le dossier ~/Bibliothèque/Containers/com.microsoft.Word/Data/Documents/wef (le créer s'il n'existe pas : dans le Finder, menu Aller › Aller au dossier).
Redémarrer Word : Nexactis apparaît dans Insertion › Mes compléments, puis dans l'onglet Accueil.

2Se connecter

Ouvrir un acte dans Word, puis Accueil › Relire avec Nexactis : le volet s'ouvre à droite.
Saisir l'adresse électronique et le mot de passe du compte Nexactis, les mêmes que sur nexactis.fr.
Sur un poste nouveau, un code de connexion est envoyé par courriel : le saisir. Le poste est ensuite reconnu pendant 30 jours.

Le nom du compte signe les révisions et les commentaires posés dans l'acte. S'il manque, le volet le demande avant la première relecture (par exemple « Maître Claire DURAND ») ; il se modifie ensuite dans Mon profil › Identité sur les documents.

3Lancer une relecture

Ouvrir le projet d'acte dans Word, de préférence au format .docx. Il est envoyé tel qu'il est ouvert, modifications non enregistrées comprises.
Dans le volet, choisir le type de relecture :
- Projet d'acte : l'acte est confronté à l'avant-contrat signé, à joindre obligatoirement ;
- Avant-contrat (compromis ou promesse) ;
- Autres actes : donation, partage, succession, bail, société…
Pour un projet d'acte, indiquer pour qui intervient l'étude : l'acquéreur, le vendeur, ou la relecture de son propre projet.
Vérifier l'intitulé du dossier (repris du nom du document).
Joindre l'avant-contrat signé (PDF ou Word) et, si possible, les annexes et pièces : titre de propriété, diagnostics, état hypothécaire, pièces d'identité, documents d'urbanisme, décompte… PDF, Word, Excel, courriels, photos et archives .zip sont acceptés. Plus le dossier est complet, plus la relecture est sûre.
Cliquer sur Envoyer et lancer la relecture.

Les pièces volumineuses ou nombreuses s'ajoutent plus confortablement depuis le dossier dans Nexactis (lien « Ouvrir le dossier dans Nexactis » du volet). Chaque dépôt y est confirmé : « Tous vos documents sont bien intégrés », après une vérification une à une de chaque pièce reçue.

4Suivre la relecture

Le volet affiche l'avancement (ou le rang dans la file d'attente). Comptez 10 à 20 minutes selon le volume du dossier.

Vous pouvez continuer à travailler dans Word, ou fermer le volet : la relecture se poursuit sur le serveur. À la réouverture du document, le volet retrouve de lui-même son dossier et ses corrections.

Pour que chaque correction retrouve son passage, évitez de remanier le texte de l'acte pendant la relecture.

5Porter les corrections dans l'acte

En tête du volet : l'avis d'ensemble (acte signable en l'état, signable après corrections, réserves importantes, non signable en l'état) et la synthèse. Suit la liste des corrections, chacune sur une carte :

Bouton	Effet
Voir	Sélectionne le passage concerné dans l'acte, sans le modifier.
Appliquer	Pose la correction en suivi des modifications (remplacement, suppression ou clause insérée), avec son commentaire sourcé.
Commenter	Pose seulement un commentaire sur le passage, avec la rédaction proposée : le texte de l'acte reste intact.
Tout porter dans le document	Applique toutes les corrections d'un coup ; les simples observations deviennent des commentaires.
Seulement en commentaires	Porte toutes les corrections sous forme de commentaires, sans toucher au texte.

Ce que vous verrez dans l'acte

Les corrections sont toujours posées en suivi des modifications, même si le suivi était désactivé ; votre réglage est rétabli ensuite.
Les coquilles (orthographe, frappe, accord) sont corrigées lettre à lettre, comme le ferait un clerc (par exemple « comme »), sans commentaire. Une coquille répétée dans le paragraphe est corrigée partout.
Les erreurs de fond (nom, chiffre, date, référence, clause) portent un commentaire qui en donne la source ; seuls les mots changés sont barrés.
Les notes internes du projet (crochets, « à vérifier », notes du rédacteur) ne sont jamais supprimées : elles sont seulement signalées par un commentaire.
Une carte « (autre occurrence) » reprend la même correction ailleurs dans l'acte.

Valider

Acceptez ou refusez chaque modification dans l'onglet Révision de Word, comme pour celles d'un confrère. Les cartes déjà portées restent marquées « déjà portée », même après la réouverture du document.

Le projet annoté complet (avec la note de relecture en tête) et le rapport se téléchargent aussi depuis le dossier dans Nexactis.

6Reprendre, relire de nouveau

Reprendre un dossier existant : rattache le document ouvert à une relecture déjà faite (ouvrez la version qui a été relue : les corrections y sont retrouvées par leur texte).
Relire de nouveau ce document (version actuelle) : après vos modifications, la version ouverte remplace la précédente dans le dossier et la relecture est relancée, avec les mêmes pièces.
Détacher ce document de ce dossier : pour relire le document comme un nouveau dossier.
Ouvrir le dossier dans Nexactis ↗ : le dossier complet dans le navigateur (pièces, rapport, documents produits, partage avec un collaborateur de l'étude).

7En cas de difficulté

Le bouton « Relire avec Nexactis » n'apparaît pas: Installation par l'administrateur : comptez jusqu'à 24 heures, puis redémarrez Word. Installation sur un poste : vérifiez Insertion › Mes compléments.
« Passage introuvable tel quel dans ce texte »: Le passage a été modifié depuis la relecture, ou figure à plusieurs endroits. Utilisez Commenter : la correction est posée en commentaire sur le paragraphe, et reste visible dans le dossier.
« Word n'a pas pu charger Nexactis » ou « Chargement plus long que prévu »: Vérifiez la connexion à Internet, fermez le volet puis cliquez de nouveau sur « Relire avec Nexactis ».
« Version de Word trop ancienne »: Word 2021, 2024 ou Microsoft 365 est nécessaire pour poser les corrections. Avec Word 2019, « Voir » sélectionne chaque passage et le projet annoté se télécharge depuis le dossier.
Liaison interrompue pendant la relecture: Rien à faire : le volet reprend seul le suivi dès que la connexion revient, et la relecture n'est jamais interrompue côté serveur.

Une question ? Écrivez à contact@nexactis.fr.

Les documents transmis sont couverts par le secret professionnel du notaire et servent uniquement au dossier de l'étude. Les propositions de Nexactis sont une aide à la relecture : le notaire reste seul juge de son acte.