Conditions générales d'utilisation

1. Objet

Nexactis est un service en ligne d'aide à la relecture, à la préparation et à la rédaction d'actes notariés, réservé aux offices notariaux et à leurs collaborateurs. Il produit des analyses, des documents et des alertes à partir des pièces que l'étude lui confie.

2. Nature du service

Nexactis est une aide à la décision. Les analyses, propositions de rédaction, niveaux de risque et documents produits sont des propositions, établies par un traitement automatisé ; ils ne constituent ni une consultation juridique ni une validation. Le notaire conserve l'entière responsabilité de ses actes, de leur rédaction et des vérifications qu'ils requièrent.

3. Comptes et étude

Chaque étude dispose d'un espace cloisonné. Ses administrateurs créent les comptes de leurs collaborateurs et en répondent. Les identifiants sont personnels ; l'étude signale sans délai toute utilisation non autorisée. Les personnes habilitées de l'exploitant disposent d'un accès technique au serveur, nécessaire à son exploitation ; elles n'ouvrent un dossier de l'étude que pour diagnostiquer un incident ou à la demande de l'étude. L'exploitant peut, à la demande d'une étude, réinitialiser l'accès d'un compte (le nouvel accès part au seul titulaire, par courriel) et, seulement si l'étude n'a plus d'administrateur, y créer un compte : chaque intervention de cette nature est notifiée aux administrateurs de l'étude.

4. Période d'essai, abonnement et facturation

L'inscription, confirmée depuis l'adresse e-mail de l'étude, ouvre une période d'essai limitée dans le temps et en volume, sans engagement. Au-delà, l'usage est soumis à un abonnement mensuel comprenant un volume d'opérations, les opérations supplémentaires étant facturées à l'unité, selon les tarifs en vigueur communiqués à l'étude. Le premier et le dernier mois d'abonnement sont facturés au prorata des jours effectifs. Les factures sont émises mensuellement et payables à trente jours par virement. Tout retard de paiement entraîne des pénalités au taux prévu par l'article L. 441-10 du Code de commerce et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Nexactis peut suspendre l'accès d'une étude dont une facture reste impayée après relance.

5. Confidentialité et données

Les pièces et les résultats sont couverts par le secret professionnel du notaire. Nexactis ne les utilise que pour rendre le service demandé par l'étude : jamais pour une autre finalité, jamais au profit d'une autre étude, jamais pour entraîner un modèle.

Le service et les dossiers sont hébergés en France (OVH). Le traitement des analyses est confié à un sous-traitant, Anthropic, qui traite aux États-Unis les pièces nécessaires à chaque tâche, dans le cadre des clauses contractuelles types de la Commission européenne ; il s'interdit contractuellement d'utiliser ces données pour entraîner ses modèles et les efface au plus tard trente jours après leur traitement. Les sauvegardes sont chiffrées sur le serveur avant leur envoi.

Les dossiers (pièces, résultats, échanges avec les parties) sont effacés automatiquement trente jours après leur création, ou plus tôt sur suppression par l'utilisateur ; ils disparaissent des sauvegardes au plus tard trente jours plus tard. Le registre des échéances, qui sert aux rappels, est conservé jusqu'à l'échéance puis un an après qu'elle a été marquée faite, sauf suppression du dossier par l'étude. Les comptes sont conservés jusqu'à leur suppression par l'administrateur de l'étude, les factures dix ans.

L'étude reste responsable de traitement au sens du règlement général sur la protection des données ; Nexactis en est le sous-traitant et lui notifie toute violation de données dans les quarante-huit heures de sa découverte.

6. Disponibilité

Nexactis s'efforce d'assurer un service continu, sans garantie de disponibilité. Les interruptions pour maintenance sont, dans la mesure du possible, programmées hors des heures ouvrées. En cas d'interruption d'une analyse en cours, celle-ci peut être relancée sans nouvelle facturation.

7. Responsabilité

La responsabilité de Nexactis est limitée aux dommages directs et plafonnée au montant des sommes facturées à l'étude au cours des douze mois précédant le fait générateur. Elle ne saurait être engagée pour les conséquences d'une analyse erronée ou incomplète qui n'aurait pas été vérifiée par le notaire.

8. Durée et résiliation

L'abonnement est mensuel et renouvelable tacitement. Chaque partie peut y mettre fin pour la fin du mois en cours par simple notification. À la résiliation, l'étude télécharge les documents qu'elle souhaite conserver ; les données sont effacées selon le délai de l'article 5.

9. Droit applicable

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Tout différend fait d'abord l'objet d'une tentative de règlement amiable ; à défaut, il est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.